Результаты внедрения решения «1С:Документооборот» в деятельность инжиниринговой компании «Инновационный центр энергоэффективных решений»

Деятельность ЗАО «Инновационный центр энергоэффективных решений»  — анализ и модернизация систем теплоснабжения предприятий. В центре работает более 100 сертифицированных энергоаудиторов, реализующих проекты по всей России, более чем в 40 регионах. 

Проблема

Каждый день в компании обрабатывается около 300 документов самых различных типов и назначений. Сперва вся документация передавалась секретарю, распределяющего и доставлявшего ее адресатам на согласование и подпись. В случаях срочности сотрудники сами ходили по необходимым кабинетам, зачастую далеко располагавшихся друг от друга. При передачи документов по кабинетам зачастую терялись оригиналы, а поиск их занимал немало времени. Это тормозило весь процесс документооборота и негативно сказывалось на деятельности предприятия.

Поиск решения

Руководством предприятия было принято решения о внедрении системы электронного документооборота, способной ускорить согласование и подписание документации, ликвидировать вероятность их потери. Для возможности прогнозирования сроков согласования документации планировалось определить нормативы их обработки. Требовалось также формализовать и воплотить в электронном виде распределение заданий и контроль их реализации.

После проведения тщательного мониторинга существующих решений руководство остановило свой выбор на системе 1С:Документооборот 8. За 3 месяца это решение было внедрено на 100 рабочих местах в производственных подразделениях, отделе кадров, канцелярии и бухгалтерии.

Результаты внедрения

В результате на предприятии была сформирована единая система хранения и учета всей документации компании. Время на поиски нужных документов существенно сократилось. Каждая выдача бумажного документа сотруднику фиксировалась в системе, что исключило потерю документов-оригиналов. Формат служебных записок, заявок был полностью изменен из бумажного в электронный. Благодаря системе электронного согласования, сотрудникам больше не требуется носить документы на подписание самостоятельно — документ в электронном виде мгновенно передается по цепочке на согласование, а затем на подписание.

Благодаря автоматизации учета проектных документов персонал может получать все требуемые документы и обрабатывать их не покидая рабочее место, отслеживать оригиналы этих документов.

Реализован функционал выдачи заданий и контроля за их исполнением. Руководители теперь могут контролировать время, затраченное на обработку документа каждым сотрудником. Это позволило установить нормативы по времени обработки и контролировать из соблюдение. Таким образом, согласование документов стало происходить примерно в 10 раз быстрее.

Благодаря внедренной системе автоматизации, выполнение заказов стало происходить примерно на 15% быстрее.

Как получить внедрение

Вы также можете повысить скорость документооборота вашей организации, внедрив 1С:Документооборот 8. Позвоните 44-53-23, и наши специалисты помогут вам приобрести, установить, доработать и запустить 1С.