1С:Управление по целям и KPI

Управляйте показателями эффективности

Контролируйте все ключевые показатели, используя Управление по целям и KPI от 1С.
Тонкое и эффективное управление, расчет плановых показателей, стимулирование и текущее состояние целевых значений в режиме онлайн.

Каждый руководитель предприятия хотя бы единожды решал задачи, которые связаны с повышением уровня эффективности компании.  Административный опыт управленца со стажем обязательно включает  использование определённого набора инструментов. Это методы и механизмы, многократно подтвердившие свою практическую состоятельность.

Конкурентная борьба заставляет искать способы дополнительной оптимизации рабочих процессов и роста бизнес-показателей. А раз о снижении конкуренции речи не идёт, то управление по целям и KPI со временем будет становиться всё более значимым фактором успеха для крупных компаний.

За последние годы многократно увеличился спрос на качественное повышение эффективности. По этой теме были написаны целые стеллажи книг, создано множество сайтов, написана целая вереница научных статей. Особенностью многих изысканий является то, что их авторы превозносят какой-то один эпизод или управленческий процесс и пытаются доказать эффективность какой-то одной технологии. По их мнению, улучшение одного процесса может качественно улучшить всю работу компании.

С 1С-решением всё управление становится понятным. Используйте преимущества профессионального инструмента для развития бизнеса.

Например, существуют мнения по поводу большого влияния реинжиниринга и формализации бизнес-процессов, по поводу высокоэффективных CRM и бюджетировании, тотальной автоматизации, ERP, и даже о специальных инструментах по координации цикла производства. Но это — только часть правды.

Технологический рывок в менеджменте

Очевидно, что единственным источником инновационных решений, новых производственных результатов и общего экономического успеха всегда были и будут сотрудники вашей компании. Мотивацией к увеличению эффективности бизнеса и рабочего персонала служит экономическая целесообразность такого шага. Фонд оплаты труда — это основная статья для большинства предприятий. Но решить вопрос максимальной эффективности труда не так-то просто.

Простое увеличение оплаты труда не может гарантировать общего роста производительности ваших наемных работников. При этом непродуманное уменьшение фонда заработной платы может принести в перспективе одни потери.

Большая часть компаний обладает огромным скрытым потенциалом сотрудников. Зачастую не используются индивидуальные способности и возможности работников, но этот факт — причина для недополучения производительности труда. Комбинируя и правильно распоряжаясь способностями сотрудников предприятия и их потенциалом, вы сможете достичь внушительных результатов, даже если конкуренция на вашем рынке слишком высока! Попробуйте флагманское решение от 1С.

Уровень ожиданий соискателей вакансий на рынке труда регулируется самыми успешными компаниями отрасли. Каждая из этих компаний работает с инструментарием оценки результативности работников. Высокие трудовые результаты выражаются в высокой оценке труда, что позволяет таким сотрудникам получать приличную зарплату и кошельком ощущать плоды собственной результативности.

Оценка результатов труда и планирование при помощи KPI 1C помогает повысить в несколько раз отдачу от штата сотрудников, одновременно увеличив прибыльность, объём выручки и качество. Как это происходит?

Основные понятия

Для лучшего понимания KPI рассмотрим базовые термины, которыми мы будем оперировать. Определимся, что подразумевает под собой эффективное управление.

Эффективность – это соотношение затрат и итогового полезного результата.

Результат – это достигнутая цель.

Управление предприятием происходит при помощи инструментов планирования, исполнения, а также контроля и последующей коррекции.

Управление эффективностью бизнеса (термину в разной мере соответствуют английские аббревиатуры термины CPM, BPM — ему мы посвятили отдельную страницу, и EPM) – это такая система инструментов, которая позволяет регулярно реализовывать достижимые целевые значения при адекватных затратах на это.

Задачи эффективного менеджмента

Для управления эффективностью каждому предприятию потребуется разрешить несколько основных вопросов:

1. Определение целевых значений для достижения их за определённое время. Они могут включать как финансовый или маркетингового результат,  так и оптимизацию бизнес-процессов компании и определённые требования к квалификации сотрудников и многое другое. Формируя карту или список, вы сможете использовать и метод BSC — сбалансированной системы показателей.
2. Научиться измерению ресурсов и затрат, которые используются при достижении бизнес-ориентиров. Для этой задачи применяется бухгалтерский и производственный учеты, а также бюджетное управление.
3. С необходимым периодом отслеживать прогресс компании по каждой из целей. Уровень прогресса традиционно отслеживается при помощи специальной системы бизнес-показателей, то есть KPI. Под этой аббревиатурой подразумеваются ключевые показатели деятельности, которые формируются по данным о формализованных целевых значениях.
4. Потребуется выстроить новую систему вознаграждения и стимулирования персонала, которая направлена на KPI, то есть достижение целевых значений. Подразумевается жесткая привязка премирования к показателям результата. За результат, в свою очередь, отвечает сотрудник и на более высоком уровне — определённое подразделение.
5. Постоянно следить за работоспособностью вышеупомянутой, регулярно оптимизируя целевые ориентиры и настраивая инструменты управления эффективностью.

Управление эффективностью деятельности всегда начинается с задания бизнес-целей. Каждый руководитель должен держать руку на пульсе важнейших бизнес-показателей. Это показатели, характеризующие общее состояние и динамику. Среди них:

• выручка по отдельным бизнес-направлениям, маржинальность;
• себестоимость продукции предприятия и уровень затрат;
• объём новых клиентских запросов;
• активные действия менеджмента и достигнутые в результате маркетинговых мероприятий цели;
• показатель удовлетворенности ваших клиентов;
• показатели качества продукции, объёмов производства и т. п.

Бизнес-показатели одновременно остаются инструментами оценки уровня реализации ваших бизнес-целей и при этом могут быть применены при мониторинге эффективности сотрудников, подразделений и бизнес-процессов. За неимением мощного ПО, руководитель компании вынужден тратить время на мониторинг всех этих показателей, разбираясь в данных отчётов, на которые потратили значительное время подчинённые ему службы.

Соглашаясь с тем, что определение целей, целевых значений и показателей — это, по сути, творчество, мы в Орелучете предлагаем вам вывести творческий процесс на совершенно иной уровень. Существующие методики и практики, реализация которых неизменно даёт позитивный эффект, помогут и вам.

Безусловно, комплект показателей разнится у предприятий разных масштабов и профилей. К примеру, KPI промышленного предприятия вряд ли будет так же эффективен из сферы розничной торговли. Конечно, какое-то позитивное влияние способны оказать отраслевые библиотеки КПЭ, находящиеся в свободном доступе и часто используемые консультантами. Но как нет двух абсолютно идентичных людей, так и в реальности не существует компаний — полных близнецов. Даже внутри одной франчайзинговой системы с учетом специфических местных потребностей бизнес-процессы и стратегия могут существенно разниться. Творчество, которое мы поддерживаем, основывается на шаблонах показателей. Они служат базой для разработки, результатом которой оказывается уникальная система оценки эффективности ведения вашего бизнеса, бизнес-процессов и сотрудников конкретной компании.

1С отлично понимает специфику показателей КПЭ для организаций совершенно разных профилей с различными бизнес-целями.

Для начала собственники бизнеса вместе с руководителями организации составляют BSC карту. То есть, определяют целевые значения и показатели, которые будут применены при оценке эффективности бизнеса в качестве «верхнего уровня». Следующий шаг — это перераспределение ответственности за показатели (декомпозиция) на более низкие уровни. В рамках системы 1С разрабатывается матрица KPI для каждого руководителя подразделения, чтобы далее рядовые сотрудники (дальше мы будем применять к ним условное обозначение «ОУ», то есть объекты управления) работали на неё.

Есть ряд подходов к выработке показателей, которые предлагают авторы. Определение бизнес-показателей при помощи системного подхода подразумевает использование:

1. Целей организации и факторов стоимости, на которые оказывает влияние ОУ.
2. Бизнес-процессов, которые используют ОУ.
3. Функций в сфере ответственности, которые определены рабочими и должностными инструкциями.

Например, отделам продаж соответствуют показатели:

• объема и маржинальности продаж;
• менеджерской активности (общее количество счетов и контактов, средний чек);
• дебиторская задолженность и степень удовлетворения клиентов.

Производственные подразделения могут быть оценены через:

• показатели объема производства;
• выполнения плана;
• точность исполнения сроков исполнения заказов;
• уровень производственных затрат;
• качество.

В подразделениях дистрибьюции контроль может вестись за:

• своевременностью доставки;
• полнотой загрузки транспорта;
• общим уровнем затрат.

Каждая должность и подразделение получает собственную наиболее подходящую матрицу показателей. Такая матрица позволяет чётко установить целевые значения отдела или сотрудника на конкретной должности. Кроме того, такая модель позволяет чётко разграничить ответственность за бизнес-результаты между структурными подразделениями и должностными лицами.

Рассмотрим на примере матрицы сотрудника продаж. Возьмём измеримые показатели KPI, Задачи (проверяемые показатели) и Стандарты (оцениваемые показатели):

Эффективное управление предприятием: целевые показатели. Пример матрицы показателей для менеджера отдела продаж

Оцифровка результативности подразделения или сотрудника

Использование подобной матрицы помогает в создании модели, анализ которой реально «оцифровать» показатель результативности подразделения и должности. Затем это можно представить как объединённый коэффициент персональной результативности – КПР.

После распределения ответственности за бизнес-показатели компании выставляются плановые значения по ним на определённый период. Здесь руководителю уместно воспользоваться «бенчмаркингом», то есть сравнением локальных показателей с теми, что показывают лидеры отрасли, с собственными статистическими данными за предшествующее время и данными, полученными от производственных и планово-экономических подразделений.

Если нельзя измерить при помощи показателей

В некоторых случаях результативность сложно измерить показателями (KPI). При оценке выполненных поручений, проявленных инициатив и проведённых мероприятий применяются «проверяемые показатели» (иначе — SMART-задачи).  Во время оценки производственного поведения, точности исполнения установленных регламентов и стандартов, применяются проверяемые показатели на базе субъективных оценок (назовём это «Стандарты»).

Разрабатывая систему ключевых показателей, необходимо помнить о роли в этом сотрудников, в том числе руководителей. Роль последних в разработке особенно велика. Уместно вовлекать коллектив вашей организации уже при проектировании KPI-системы.

Безусловно, одно существование конкретных показателей результативности будет мотивировать персонал.

Возможность оценки результатов своей работы, основываясь на объективных показателях – это самый ценный вид обратной связи, которую сотрудник может получить от организации. Безусловно, меньшее влияние факторов субъективных поможет достичь лучшей обстановки внутри коллектива. Каждый будет знать логику действий руководства и понимать целевые значения, которых надо достичь для получения одобрения от руководителя. Предсказуемость и справедливость такого рода очень ценят ключевые и опытные сотрудники.

Материальное стимулирование

Целевые показатели эффективности и материальное стимулирование. В ряде случаев этот момент является определяющим, главным. В трудовом коллективе премиальная система оплаты ассоциативно связана с достижением высоких результатов в работе. Размер премий можно менять в зависимости от результативности: условно говоря, если он 50% (т.е. КПР<50%), то премии нет. Если результативность получена между 50% и 70% — начисляется премия в 60%, и тому подобное. Один раз проработав систему премирования и привязав её к КПР, вы сможете легко изменять не систему вознаграждений, а всего лишь набор KPI в вашей матрице, настраивая приоритеты подразделений и сотрудников.

Уровень заинтересованности в достижении необходимых показателей прямо зависит от части вознаграждения, которая определяется КПР. Естественно, планируемые значения необходимо обеспечивать финансово и заботиться об объективном наличии денежных ресурсов. В противном случае мощное материальное стимулирование работников сменяется быстрой потерей лояльности. Так работает KPI мотивация.

Комплекс задач, которые позволят управлять эффективностью бизнеса, должен быть обязательно автоматизирован. Иначе есть большая вероятность потратить гораздо большее время или не заметить ошибку где-то в середине процесса.  Необходимо задействовать инструменты автоматизации 1C: CRM, ERP, SCM и иные транзакционные системы дают возможность рассчитать многие измеримые бизнес-показатели KPI.

Поэтому для сбора и слежения за целевыми показателями, а также распределения ответственности за получение плановых значений по должностям и конкретным сотрудникам; для мониторинга СМАРТ-задач, субъективных оценок, поддержки координации подразделений необходимо специализированное ПО – информационные панели KPI.

Получить все функции конфигурации

Удобным и полнофункциональным решением является система «Управление по целям и KPI», созданная на базе 1С:Предприятия.  Одна из важнейших функций 1С-системы — обеспечение механизма автоматического сбора, расчета и последующего хранения значений целевых показателей. Информация по ним могут поступает по трём каналам: ручной ввод, результаты расчетов на основе известных показателей и трансляция из систем учета на базе 1С:Предприятия.

В  1С-решении реализована «приборная» бизнес-панель, способная отражать все значимые показатели. Система «Управление по целям и KPI» от фирмы 1С удобна при автоматизации рутинных операций целевого менеджмента. Она помогает руководителю мониторить и анализировать бизнес, а также управлять стимулированием в реальном времени.

Внедрение системы 1С:Управление  целиком зависит от топ-менеджмента и собственников компании.

Обратитесь за консультацией и услугами комплексного внедрения системы в «Орелучет».